Writing letters – Scrivere una lettera

Scrivere una lettera

If you use English for work, you will inevitably need to write letters in English. Business English letters are usually more formal than normal letters, but follow a simple pattern. Unless you are very confident, it is always better to write short and simple sentences. Firstly, you will make fewer mistakes and, secondly, the letter will be easier to understand even if you make mistakes!

The letter below is a simple example of a letter you might send to somebody who asked for information about your products, but the same style can be used for almost every letter. We hope you find this guide useful.

Milanese Electronics
Via Varese 202
Milano 20002
Italy

Tel (+39) 0200 5004

Hamster Retail
101 Treadmill Way
London
SW1 1AA
16th July 2015

Our ref: JS105/2015
Your ref: HR-028

Reference: Product Enquiry

Dear Mr Hammy,

Thank you for your enquiry of 14th July and your interest in our products. As requested, I am enclosing our 2015-16 product catalogue. I have also enclsed our standard export price list, which includes all our delivery charges and terms, along with details of our current special offers. I hope you find the information helpful.

If you have any questions with regards to our products, prices or delivery terms, please do not hesitate to contact me for assistance. If you wish to open a trading account prior to placing an order, please contact our accounts department on Ext: 204.

I hope you find the information enclosed of interest and look forward to hearing from you again in the future.

Yours sincerely,

Paolo Baratta
Sales Manager

Enc: Product catalogue 2015, Price list.

A chi intestare la lettera

Per scrivere a qualcuno ……………………. ci si rivolge cosi:

  • a un’azienda o a una persona di cui non si conoscono ne il nome ne il sesso:………‘Dear Sir/Madam’ o ‘Dear Sir or Madam’ o ‘Dear Sirs’
  • a una donna di cui non si conosce il nome: ………………………………………………’Dear Madam’
  • a un uomo di cui non si conosce il nome: ………………………………………………..‘Dear Sir’
  • a una persona di cui si conosce il nome: ………………………………………………….‘Dear Mr (Mrs / Ms / Miss) Brown’

Business English is usually more formal than ‘general’ English, but do not be surprised if the person you are corresponding with uses your first name when he or she writes to you. In English correspondence, many people change to a more friendly, informal tone very quickly.

Formule di saluto conclusive

Se avete scritto a:……………………………………………..si dovrebbe usare questa formula di saluto:

  • a un’azienda o a una persona sconosciuta ……………………………. Yours faithfully
  • a una persona di cui si conosce il nome ……………………. Yours sincerely / Yours truly
  • a un conoscente ………………………………………………. Best wishes / Regards / Sincerely / Best regards
  • a una persona amica…………………………………………….Best wishes / All the best / Best regards

Attenzione: nella formula di saluto solo la prima parola va scritta maiuscola.

  • ‘Regards’ ………………viene impiegato spesso come formula di saluto per fax ed e-mail.
  • ‘Our ref:’ ……………….numero di protocollo del mittente.
  • ‘Your ref:’ ……………..numero di protocollo del destinatano che il mittente riporta nella sua risposta.
Dopo l’indirizzo del destinatario
  • ‘For the attention of Mr Smith’ ……………………………….per mettere in evidenza il nome del vero e proprio destinatario della lettera
  • ‘To whom it may concern’ (a tutti gli interessati)………….a un destinatario non meglio specificato.
Dopo la formula di saluto conclusiva:

‘p.p.’ – in rappresentanza di; chi firma è legalmente autorizzato a sottoscrivere la lettera a nome dell’azienda o di qualunque altra persona.

In basso a sinistra, sotto la firma:
  • ‘Enc(s)’ oppure ‘Encl(s)’ ………………… indica che alla lettera sono allegati dei documenti .
  • ‘cc:’ oppure ‘copy to:’ ………………….. viene preposto ai nomi di coloro che hanno ricevuto copia della lettera.

Stile e struttura

  • Nelle formule d’inizio lettera e di saluto si rinuncia sempre più spesso all’uso della punteggiatura.  Cio che importa è la coerenza: dunque bisogna scegliere se terminare entrambe le formule con la virgola oppure senza.
  • L’interruzione di paragrafo è indicata da una riga vuota.
  • Nella corrispondenza inglese la prima parola che segue la formula d’inizio lettera va scritta sempre maiuscola.
  • Una lettera commerciale deve essere soprattutto semplice, perciò è preferibile scrivere frasi brevi.
  • Nelle lettere vanno evitate abbreviazioni come:  I’d, I’ll, won’t, don’t, can’t, haven’t, ecc.
  • Si utilizzano sempre, se possibile, la terza persona e spesso il Passivo: ‘Your order is being processed’  o  ‘Someone is processing your order’.  Questo stile consente di parlare in modo adeguato a nome dell’azienda ed è particolarmente diplomatico nel caso di reclami, disdette e risposte negative.

Sulla busta al codice di avviamento postale è riservata una riga a parte, mentre il paese viene scritto tutto in maiuscolo.

Modi di dire utili

Informare, annunciare
  • We are pleased to inform you …………………………. Siamo lieti di informarla/vi che…
  • You will be interested to know that ………………….. Le / Vi interessera sapere che…
Confermare
  • This is to confirm …………………………………………. La presente per confermare che…
  • We have received ……………………………………….. Abbiamo ricevuto…
  • We acknowledge receipt of ……………………………. Confermiamo di aver ricevuto…
Riferirsi a un precedente contatto
  • As per / Following our telephone conversation ………. Come da accordi telefonici…
  • As mentioned in my letter of ……………………………. Come anticipato nella mia lettera del…
  • With reference to your letter of ……………………….. In riferimento alla sua/vostra lettera del…
Fare riferimento agli allegati
  • Please find enclosed / We enclose …………………….. In allegato…
  • We are sending … under separate cover …………….. Inviamo in busta separata…
Rifiutare, respingere un’offerta
  • We regret to have to inform you that ………………… Siamo spiacenti di informarla/vi che…
  • Much to my regret ……………………………………….. Con mio grande rammarico…
  • We are not in a position to accept …………………….. Non siamo in grado di accettare…
Formulare una richiesta
  • Could you please… ?……………………………………… Potrebbe gentilmente… ?
  • I should / would be grateful if you.…………………….. Le/Vi sarei grato se…
  • Would it be possible for you to…?……………………… Le/Vi sarebbe possibile…?
Sollecitare una risposta o una conferma
  • Please let us know as soon as possible…………………. La/Vi preghiamo di rispondere nel più breve tempo possibile.
  • Please send your reply to………………………………… Si prega di rispondere al seguente indirizzo:
  • Please contact …………………………………………….. La/Vi preghiamo di contattare…
  • Would you please confirm …?   ………………………… La/Vi preghiamo di inviarci conferma…
Formule di chiusura della lettera
  • Thanking you once again for your help ………………..La/Vi ringraziamo ancora per I’aiuto.
  • Thanking you in advance …………………………………Ringraziamo anticipatamente.
  • We look forward to hearing from you soon…………….Restiamo in attesa di un suo/vostro gentile cenno di riscontro.
  • Please do not hesitate to contact us if you require any further information …………..
    ………………..Non esiti / esitate a contattarci per ulteriori domande o informazioni.

Lettere di ringraziamento (Letters of Thanks)

  • ‘I wanted to / I would like to thank you for your hospitality..’ …………..Desidero / Vorrei ringraziaria/vi per l’ospitalità….
  • ‘Please accept our warmest thanks for…’ ……………………………………Le/vi prego di accettare i miei più sentiti ringraziamenti per….
  • ‘It was most kind of you to…’ …………………………………………………Estato gentile da parte sua / vostra per….
  • ‘We would like to express our gratitude for…’  …………………………….Desideriamo esprimerle/vi la nostra gratitudine per….
  • ‘It was most interesting to visit…’ …………………………………………… E stato estremamente interessante visitare….
    (Si presti attenzione all’uso del superlativo ‘most’ per mettere in evidenza un aspetto positivo)
Ammettere un errore
  • ‘We apologise for having having given you cause for complaint’ ………… Siamo spiacenti di averle dato motivo di lamentarsi…
  • ‘We have looked into the cause of the problem… ………… Abbiamo cercato di risalire alla causa del problema…
  • ‘We have now taken steps to ensure that such a misunderstanding does not occur in the future.’ ………… Abbiamo preso le misure necessarie a garantire che in futuro non si verifichino simili malintesi.
Altri
  • to be concerned’ …………essere preoccupato/interessato
  • the consignment‘………… la spedizione/la consegna
  • the delay’ ………………….il ritardo
  • the carrier’ …………………lo spedizioniere/il corriere
  • ‘the premises‘……………..i locali adibiti all’attivita
  • ‘to apologize’………………scusarsi
  • ‘a clerical error‘…………….errore di trascrizione/di elaborazione
  • ‘the liability’…………………la responsabilita
  • ‘on arrival’ ………………….al ricevimento / all’arrivo